Домашний секретарь
Outlook для молодой мамы
Как все успеть, как ничего не забыть? Если у вас есть компьютер, то на нем почти наверняка установлен пакет офисных приложений Microsoft Office. Среди других многочисленных программ в пакете имеется Microsoft Outlook, который может помочь молодой маме правильно организовать свой день и напомнит о запланированных мероприятиях.
Олег Спиридонов
Канд. техн. наук, доцент МГТУ им. Н. Э. Баумана
О планировании
Microsoft Outlook – мощное приложение для организации личной работы, причем не только в офисе, но и дома. Он обладает огромными возможностями. Это и средство для переписки по электронной почте, это и записная книжка с адресами, телефонами, другой полезной информацией, это и помощь в отслеживании выполнения работ. Но в этот раз мы поговорим об использовании Microsoft Outlook для составления планов и обеспечения их выполнения. Для составления плана необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Календарь. Для перехода к этому модулю щелкните кнопку Календарь в области переходов, расположенную в левой части окна. На рис. 1 показан фрагмент календаря с планом на день, например, на 15 ноября. Прежде чем приступить к заполнению плана, необходимо договориться о терминах, принятых в Microsoft Outlook. В Microsoft Outlook различаются два типа планируемых мероприятий: встречи и события. Встреча – мероприятие (действие, работа и т.п.), имеющее определенную продолжительность, время начала и окончания. Это может быть прогулка определенной продолжительности и назначенная на конкретное время, кормление ребенка, приготовление еды, стирка и т.п. Для встреч в календаре отводится время. Событие – мероприятие, имеющее неопределенную продолжительность и назначаемое на один или несколько дней подряд. Это может быть, например, генеральная уборка квартиры, день рождения родственников и друзей и т.д. Для событий время в календаре не отводится, они указываются в верхней части окна записей соответствующей даты. Например, на 15 ноября запланировано два мероприятия: «День рождения брата» и «Придет сантехник» (рис. 1).
Рис.1. Окно Microsoft Outlook 2003, область Календарь,вид День
Деление на встречи и события является в значительной мере условным. Запись в календаре для них создается одинаково.
Создание записей в календаре
Встреча
Для создания записи в календаре выделите строку с временем, на которое планируете работы, с клавиатуры введите необходимую информацию и нажмите клавишу клавиатуры Enter. Созданная запись будет отображена в календаре. На линейке времени отображается только часть дня. Невидимые в данный момент участки можно отобразить с помощью полосы прокрутки в правой части окна. В календаре всегда отображаются только целые часы, шаг событий по умолчанию составляет полчаса. Для изменения шага щелкните правой кнопкой мыши по часовой линейке и выберите нужный шаг (5, 10, 15, 30 или 60 минут). По умолчанию начало всех мероприятий назначается в соответствии с шагом линейки. Продолжительность по умолчанию также равна шагу. Например, на 8:00 назначено приготовление завтрака. Планируемая продолжительность 30 минут. Если необходимо увеличить плановую продолжительность, можно перетащить рамку вокруг записи вниз или вверх. Наведите указатель мыши на рамку записи так, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите рамку вниз или вверх. Например, на 14:00 планируется стирка продолжительностью 2,5 часа (рис. 1). Однако в большинстве случаев начало реальных событий не обязательно планируется на начало часа. Кроме того, может потребоваться настройка оповещения или каких-либо других параметров. В этом случае для создания записи щелкните по кнопке Создать в панели инструментов (рис. 1). В появившемся окне (рис. 2) в поле Тема введите название планируемой работы (занятия), которое будет отображаться в календаре. В поле Место можно указать уточняющую информацию, которая также будет отображаться в записи в календаре. Информация, вносимая в основное текстовое поле, носит справочно-напоминающий характер. Непосредственно в записи календаря она не отображается, но ее можно просмотреть, если открыть окно записи. Можно выбрать метку (поле Метка). Слова, имеющиеся в списке меток, большого значения не имеют, но метка определяет цвет фона, на котором будет отображена запись в календаре. Разные метки и, соответственно, разный фон можно назначать различным записям. Например, все записи, относящиеся к личным делам, можно пометить «Личное» (зеленый фон), а записи о важных мероприятиях пометить «Важное» (красный фон). По цвету фона записи можно будет легко определять характер планируемого мероприятия.
Рис.2.Настройки параметров встречи в календаре
В полях Начало и Конец выберите время начала и окончания планируемого занятия (точные значения в эти поля следует вводить с клавиатуры). При желании можно создать запись на любой день, выбрав нужную дату.
После установки желаемых параметров нажмите кнопку Сохранить и закрыть (рис. 2), после чего запись будет отображена в календаре.
Для одного дня можно создать любое число записей. Они могут перекрывать друг друга по занятому времени. Например, на стирку отведено время с 14:00 до 16:30. На это же время запланирована прогулка в парке с 13:00 до 18:00. А также с 13:00 до 18:00 должен приехать курьер с заказанными книгами (рис. 1).
Событие
Запись о событии можно создавать вводом необходимой информации в верхней части календаря непосредственно под датой. Но это не очень удобно. Проще сделать так. Щелкните по кнопке Создать в панели инструментов и в появившемся окне (рис. 2) установите флажок (щелкните мышью) в поле Целый день, после чего вид окна несколько изменится (рис. 3). Все поля окна заполняются точно так же, как и в предыдущем случае. После установки желаемых параметров нажмите кнопку Сохранить и закрыть (рис. 3), после чего запись будет отображена в календаре.
Рис.3.Настройки параметров события в календаре
Для одного дня можно создать любое число записей. Все они будут отображаться в верхней части окна соответствующей даты (рис. 1).
Настройка оповещения
Недостаточно составить план, необходимо не забыть в него вовремя заглянуть. Для этого в Microsoft Outlook существует система оповещений. Для любой записи в календаре оповещения устанавливаются автоматически, если только вы их специально не отмените. Для встреч по умолчанию устанавливается оповещение за 15 минут до начала. Для событий – 18 часов. Признаком установленного оповещения является значок колокольчика в начале записи (рис. 1). За указанное время до наступления планируемого мероприятия на экране монитора появляется окно оповещения (рис. 4). Оповещение обычно сопровождается звуковым сигналом.
Рис.4.Окно оповещения
Если вы хотите посмотреть подробную информацию о записи в календаре, нажмите кнопку Открыть. Если хотите получить повторное оповещение, нажмите кнопку Отложить (в списке, расположенном слева от кнопки, можно выбрать время повторного оповещения). Кнопка Прекратить прекращает выдачу оповещений о данном мероприятии.
Предлагаемые по умолчанию интервалы времени для напоминания не всегда удобны. Может потребоваться больший или меньший интервал, может появиться желание изменить звуковое сопровождение оповещения или вовсе придется отказаться от оповещения к какой-нибудь записи в календаре.
Для установки или отмены оповещения используют флажок и поле Оповещение в окнах настройки параметров записей (см. рис. 2 и 3).
Время оповещения можно выбрать из раскрывающего списка или ввести с клавиатуры. Для настройки звукового сопровождения нажмите кнопку со значком динамика (см. рис. 2). Как правило, в окне Звуковое сопровождение уже выбран какой-либо звук, обычно из стандартных звуков Windows (файлы этих звуков обычно находятся в папке С:\Windows\Media). Для выбора собственного звукового оповещения нажмите кнопку Обзор и выберите любой аудиофайл формата WAV или WAVE. Следует иметь в виду, что остановить звуковое сопровождение невозможно. Если вы выберете продолжительную мелодию или песню, то придется полностью ее выслушать или выключить звук в динамиках компьютера.
Необходимо знать, что все оповещения работают только в том случае, если компьютер включен, а Microsoft Outlook запущен.
Повторяющиеся записи
Некоторые планируемые мероприятия могут повторяться изо дня в день или с иной периодичностью, и нет смысла создавать для них отдельную запись на каждый день. Например, если вам необходимо поливать цветы один раз в три дня. При создании записи нажмите кнопку Повторение панели инструментов (рис. 2 и 3) и настройте периодичность повторения. Можно назначить ежедневное, еженедельное, ежемесячное или даже ежегодное повторение.
Рис.5.Настройка периодичности повторения мероприятия
Признаком установленного повторения является значок в виде круговых стрелок в начале записи (см. рис. 1).
Работа с записями
Для просмотра и редактирования записи дважды щелкните по ней мышью. В открывшемся окне просмотрите и, при необходимости, измените информацию. При открытии повторяющейся записи в окне (рис. 6) необходимо выбрать, открывается ли единичная запись (Открыть копию) или все повторяющиеся записи (Открыть весь ряд).
Рис.6.Открытие повторяющейся записи
Запись в календаре можно перемещать. Проще всего это сделать перетаскиванием. Выделите запись и, ухватившись за рамку записи, при нажатой левой кнопке мыши перетащите ее на другое время. Если запись перетаскивать при нажатой клавише клавиатуры CTRL, будет создана ее копия.
Для удаления записи можно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить. При удалении повторяющейся записи, так же, как и при открытии, необходимо выбрать, удаляется ли единичная запись или все повторяющиеся записи.
Работа с календарем
По умолчанию в календаре Microsoft Outlook отображается сегодняшний день. Управление видом календаря осуществляется соответствующими кнопками панели инструментов (рис. 1): День (рис. 1), Рабочая неделя (пять дней), Неделя (семь дней), Месяц. Выбор вида определяется типом решаемых задач. При создании новых записей удобнее всего пользоваться видом День. Для перехода к записям произвольной даты щелкните по нужной дате в календарике в Области переходов, расположенной в левой части окна Microsoft Outlook (рис. 1). Если дата не отображается в видимой части календарика, то можно воспользоваться кнопками со стрелками влево и вправо в верхней части календаря для его «прокрутки». Для возврата к записям сегодняшней даты можно нажать кнопку Сегодня в панели инструментов (рис. 1).Использование заметок в планировании
Создание заметок
Заметки – это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. При работе заметки остаются открытыми и отображаются на экране. Это особенно удобно, если в заметках хранятся сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст, которые можно вставить в другие элементы или документы. Для работы с заметками необходимо перейти к области (модулю) Заметки (рис. 7).
Рис.7.Окно Microsoft Outlook, область Заметки
Для создания заметки щелкните правой кнопкой мыши в области заметок и выберите команду Создать заметку. Можно также нажать кнопку Создать панели инструментов (рис. 7). В появившееся окно заметки следует ввести текст (рис. 8), после чего нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу заметки.
Рис.8.Создание заметки
Заметка останется в области заметок (рис. 7).
Работа с заметками
Для изменения текста заметки достаточно дважды щелкнуть по ней мышью. Заметка откроется в отдельном окне, в котором можно произвести необходимые изменения. По окончании редактирования нажмите кнопку Закрыть. Для удобства работы можно изменять цвет заметки. Для этого щелкните по заметке правой кнопкой мыши и выберите один из цветов. Можно также изменить вид представления заметок. С использованием кнопок панели инструментов можно установить большие (рис. 7) или мелкие значки заметок. Кроме того, пользуясь областью переходов, расположенной в левой части окна Outlook, можно изменить текущее представление заметок. Например, вместо значков отобразить их в виде списка. Для удаления заметки достаточно выделить ее и нажать клавишу клавиатуры Delete. Научитесь планировать свой день с использованием Microsoft Outlook. Это поможет вам правильно распределить свое время: дел не станет меньше, но успевать вы будете больше. Кроме того, Microsoft Outlook используется для планирования рабочего дня во многих организациях. Привычка планировать свой день с помощью Outlook поможет в последующем быстро адаптироваться к работе в офисе.№10, 2007
Вам понравилась статья? Полезной ли она оказалась для Вас? Мы будем признательны, если вы оцените свои впечатления от прочитанного.
Статью оценили 10 человек. Средний бал: 5
Конкурс "Сообразительный малыш".
